سواء كنت موظفاً مكتبياً أو رئيس قسم تواصل في شركة، إليك أنواع البريد الإلكتروني السبعة التي يجب ألا ترسلها أبداً، حسب توصية خبراء الإدارة.
أول هذه الأنواع هو “رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الزائدة عن الحاجة”. تأكد أن لا أحد بحاجة إلى رسالة إلكترونية من شركة طيران تذكره بإحضار جواز سفره قبل الصعود إلى الطائرة، أو منظم حفلات يذكره بإحضار بطاقة الدخول. هذا النوع يعد تذكيراً مفيداً للأشخاص غير الأكفاء الميؤوس منهم، وهي مصدر إزعاج هائل لأي أحد آخر، لأنها تضيع وقت 99.9 بالمئة من عملائك الأكثر كفاءة.
يمكن أن يقع اللوم عليك أيضاً بسبب رسائل التذكير غير الضرورية، كما هو الحال لدى إرسال رسالة تتضمن “أعيد إرسال هذا البريد ليصبح فقط في أعلى قائمة بريدك الإلكتروني”. لذلك تنبه، فمعظم الناس تحظر الأشخاص المزعجين الذين يرسلون مثل هذه الرسائل بلا رحمة.النوع الثاني هو “البريد الإلكتروني الشامل”. لطالما تلقينا جميعاً رسائل تثرثر وتستطرد مثل حكواتي المقهى. البريد الإلكتروني الطويل والشامل ضروري في بعض الأحيان، لكن إذا كان يحتوي على أربعة طلبات لا علاقة في ما بينها، فمن الأفضل إرسال أربع رسائل بريدية منفصلة، لكل منها عنوان رسالة واضح لكل نقطة.ثالثاً، “رسائل البريد الإلكتروني ذات العنوان السيئ”. فقد يفهم الناس منك لو أرسلت رسالة تحمل عنواناً سيئاً، أنك مشغول جداً لتكتب عنواناً مناسباً، وأنك تريد منهم وضع واحد بدلاً منك لعدم قدرتك على ذلك، وهذا قمة الاستهتار.. خذ وقتك واكتب العنوان الأنسب.نصل إلى النقطة الرابعة وهي بعث “رسائل البريد الإلكتروني في منتصف الليل”. لا ترسل بريداً إلكترونياً منتصف الليل إلا إذا كنت بحاجة ولديك سبب لتوقع رد في منتصف الليل. إذا كنت تمسح رسائل صندوق الوارد ليلاً، فاضغط على زر “جدولة إرسال البريد” لضمان وصوله باكراً في الصباح إلى الجهات التي ترغب بها. الأمر نفسه ينطبق على الرسائل المرسلة في عطلة نهاية الأسبوع.خامساً، البريد الإلكتروني الذي لا يقبل “الدرود”، أي الردود. يطلق الخبراء عليه تلك التهجئة الخاطئة تيمناً بالرسائل التي يتلقونها والمليئة بالأخطاء الإملائية.
تكمن المشكلة الحقيقية في أن بعض الجهات ترسل بريداً إلكترونياً مع رفض الردود “أو الدرود”. إن جعل وصول الناس إليك صعباً، سيثير انزعاجهم في ما أنت تتجاهل مشكلاتك التنظيمية وتخفيها تحت البساط.النوع السادس من الرسائل المضجرة هو البريد الإلكتروني لـ”ما يفترض أن يكون ضمن سير عملية ما”. لا يرسل المسؤولون على خطوط إنتاج السيارات رسائل لبعضهم بعضا تقول “تم تركيب الأبواب، سيكون أمراً رائعاً أن تتمكن من رش طلاء السيارة في أقرب وقت ممكن”. هناك عملية ويتابع الناس سير العملية بدلاً من التحدث عنها عبر البريد. في كتاب “عالم بلا بريد إلكتروني”، يقول المؤلف كال نيوبورت إن كثيراً من الرسائل المتبادلة هي أساساً بديل مضجر لمعرفة سير العملية في الواقع.النوع الأخير من رسائل البريد التي يجب عدم إرسالها هو البريد الإلكتروني مع “يرجى الاطلاع على الملف المرفق”. لماذا ترسل هذا البريد؟ قد يعتقد الناس أنك مخترق وأن فحوى رسالتك هو “الرجاء تحميل هذا الفيروس”. في هذه الحالة يصبح الأمر أشبه بلعبة حظ في صندوق الوارد، فقد يفتح من ترسل إليه الملف المرفق وقد لا يفتحه.
نشكو جميعا مساوئ البريد الإلكتروني، لكن المشكلة في كثير من الأحيان ليست في كميته، بل في نوعيته. فلنعقد العزم إذاً على أن نكتب رسائل بريدية إلكترونية أفضل.
المزيد من المشاركات